Una frase que hemos escuchado hasta la saciedad es que el tiempo es oro. Si, además, nos referimos al vertiginoso y activo mundo empresarial actual, esta frase tiene aún más vigencia que nunca. La tecnología avanza a pasos de gigantes enfocada en optimizar cada vez más los procesos y las tareas y como empresas tenemos que conseguir estar al día con todo esto para no sucumbir frente a la competencia.
Por eso es muy importante encontrar formas de ahorrar tiempo en las operaciones a largo plazo y, sobre todo, diarias. La mejor manera de llevar esto a cabo es aprovechando los avances tecnológicos de la actualidad utilizando software que agilicen los procesos y aumenten su eficacia.
En este artículo exploraremos varias opciones de software que pueden, de forma integral, ayudarnos a ahorrar recursos y tiempo. Si crees que tu empresa o negocio puede funcionar de forma más eficaz pero no sabes exactamente cómo conseguirlo, este artículo es justo lo que estás necesitando.
Herramientas Para Agilizar Tu Empresa y Optimizar los Recursos
Uno de los principales motivos por los cuales las empresas utilizan cada vez más herramientas y software en sus procesos es que su ayuda representa una mejora significativa en el funcionamiento general. A continuación veremos unos ejemplos claros de programas que pueden ayudar a las empresas a ser más eficaces.
- ERP
Un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP según sus siglas en inglés es una plataforma de software que integra todos los aspectos de las operaciones empresariales en una base de datos centralizada.
Cuando decimos todo, nos referimos realmente a todo. Un ERP puede incluir desde la gestión financiera, hasta la gestión de cadena de suministros, los recursos humanos, los clientes y más.
Al automatizar estos procesos y agilizar las comunicación entre departamentos, los ERP ayudan a las organizaciones a reducir errores, aumentar la eficiencia y tomar mejores decisiones ya que están basadas en análisis y resultados en tiempo real. Todo esto se traduce en un ahorro de costes y un aumento de la productividad.
Además, tener acceso a análisis de datos exhaustivos permite a los directivos identificar áreas en las que pueden mejorar aún más sus operaciones, llevando hacia un éxito constante y a largo plazo.
Si en tu empresa utilizas un programa para recursos humanos, otro como CRM, el programa para hacer inventario de Holded y no están conectados entre sí, quizás te interese buscar un ERP que los englobe a todos de forma orgánica para poder optimizar la gestión de tu empresa.
- Gestión de viajes
Hay veces que necesitamos algo más que simplemente un software que automatice gestiones. El caso de las empresas de gestión de viajes es un claro ejemplo de esto y a que a la última tecnología le añaden su experiencia personal en la industria, consiguiendo así simplificar y optimizar todo el proceso de la planificación, reservas y gestión de viajes corporativos.
Ofrecen servicios como la reserva de vuelos, hoteles, coches de alquiler y otras opciones de transporte para aquellos que tengan que viajar por motivos laborales. Al tener estrecha relación con las aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches, pueden conseguir tarifas especiales y descuentos para sus clientes.
Además, muchas empresas ofrecen herramientas para hacer un seguimiento de los gastos de los empleados y generar informes que ayuden a las empresas a mantenerse organizadas y cumplir las leyes y normativas fiscales.
La tecnología también es importante en estos casos. Las empresas de gestión de viajes, de hecho, utilizan herramientas que automatizan la búsqueda y reserva de vuelos y hoteles. De esta manera, se centraliza y optimiza el proceso y se reduce al mínimo el porcentaje o marrgen de error.
Al hacerse con los servicios de una empresa de gestión de viajes, las empresas ahorran tiempo y dinero a la vez que se aseguren que sus empleados disfrutan sus experiencias de viaje de forma cómoda y al mejor precio.
- Gestión de clientes
En caso de que los ERP mencionados previamente no sean una posibilidad o se puedan adaptar a tu empresa, queremos destacar dentro de sus múltiples posibilidades a los CRM. Se trata de herramientas de gestión de relaciones con los clientes que, a falta de un ERP que lo tenga ya integrado, es un software que realmente vale la pena.
Estos programas permiten que los equipos de ventas y atención al cliente colaboren, traspasan información y puedan trabajar de forma más eficaz, ya que recopilan los datos de los clientes procedentes de todo tipo de canales de comunicación, como pueden ser los correos electrónicos, las llamadas telefónicas, redes sociales y visitas al sitio web.
Incluyen funciones avanzadas de análisis que permiten a sus usuarios analizar los patrones de comportamiento y preferencias de los clientes. De este modo se pueden identificar estacionalidades y oportunidades de ventas cruzadas.
En general, el uso de una herramienta CRM consigue que se reduzca el esfuerzo manual necesario para mantener relaciones sólidas con los clientes, haciendo que el personal se libere y se centre en actividades de mayor valor que impulsan el crecimiento de los ingresos.
- Marketing
En lo que respecta al ahorro de recursos y tiempo, los software de automatización de marketing representan una gran ayuda ya que permiten a las empresas optimizar sus acciones de marketing digital y sus campañas para obtener el mejor impacto o resultado posible con el menos esfuerzo.
Estos programas incluyen funciones avanzadas de segmentación que permiten a los encargados del marketing adaptar los mensajes y contenidos a segmentos específicos de la audiencia, lo que lleva a un aumento de la participación y también puede afectar a la tasa de conversión.
Otras funciones que incluyen como la clasificación de leads o lead scoring y el nutring ayudan a los equipos de ventas a priorizar sus interacciones con los clientes potenciales, centrándose en aquellos que tienen más probabilidades de convertirse en clientes reales.
Si, además, lo integramos con un CRM, tendremos una visión completa de todo el recorrido del cliente, pudiendo, así, realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento y ajustar las estrategias en consecuencia.
Podemos ver como utilizar este tipo de herramientas de marketing automático no solo consiguen que optimicemos nuestras campañas, sino que afectan a más departamentos consiguiendo un mejor resultado en menos tiempo.
- Gestor proyectos
Los gestores de proyectos son poderosas herramientas que, si bien utilizadas, pueden ayudar a las empresas a planificar, ejecutar y supervisar proyectos de forma más eficiente. Además ayudan a coordinar proyectos y hacen que la colaboración entre miembros del mismo equipo sea mucho más sencilla.
Estos programas suelen incluir entre sus características, funciones de asignación y seguimiento de tareas, lo que permite a los equipos asignar responsabilidades y fijar plazos para cada etapa del ciclo de vida del proyecto.
Mediante el uso de estas herramientas, además, las empresas pueden eliminar la necesidad de actualizaciones de estado manual de estado y reuniones prolongadas, reduciendo el riesgo de malentendidos y descuidos. La visibilidad en tiempo real del estado del proyecto permite a las partes interesadas abordar rápidamente los problemas antes de que se agraven.
Al adoptar un gestor de proyectos con sistema kanban, las empresas pueden evitar errores asociados a métodos más tradicionales como las hojas de cálculo o las sesiones en persona enfrente de una pizarra, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos significativo para las empresas.
- Comunicación
De la mano con el punto anterior, existe otro tipo de software y plataformas que puede optimizar las empresas en lo relacionado con la colaboración y las relaciones tanto interpersonales como de los empleados con la propia empresa. Estos programas permiten a las empresas comunicar de forma eficaz interna y externamente.
Una de las principales ventajas que el uso de estas herramientas tiene es que reducen la necesidad de reuniones presenciales o de largas cadenas de emails. Se ahorra tiempo, dinero y no se abusa de la paciencia de los distintos empleados.
Además, los programas de comunicación facilitan la comunicación en tiempo real entre trabajadores, sin importar si trabajan de forma remota o están en la misma oficina. De este modo, podremos tener a trabajadores cómodos, contentos y siendo productivos sin importar desde qué lugar se encuentren.
Si, adicionalmente, integramos estas aplicaciones con otras de colaboración y almacenamiento más comunes como Google Drive, conseguiremos ahorrar mucho tiempo tanto en trabajo colaborativo, como en envío y distribución de archivos, más motivos para considerar el uso de estas herramientas.
El valor de la innovación
La adopción de nuevas herramientas digitales permite una mayor eficiencia en casi todos los aspectos de una empresa, como hemos podido observar en este artículo.
La tecnología consigue que las empresas puedan reducir tareas manuales y procesos engorrosos aumentando, así, la productividad, pero la investigación es la que nos asegura que siempre estaremos al tanto de las últimas novedades que podamos aplicar para optimizar más aún los procesos de la empresa.
No se trata solamente de ahorrar tiempo y dinero sino que también es un valor que se añade a las distintas operaciones. Mantenerse al frente de la innovación y aprovechar cada solución disponible, convierte a una empresa en sostenible, competitiva y, casi seguro, también exitosa.