Gestionar un hotel es, en la teoría y en la práctica, extremadamente complejo. Reservas, entradas y salidas, limpieza de habitaciones, horarios de comidas, personal… todo el mecanismo debe estar perfectamente organizado si queremos ofrecer al cliente un buen servicio y obtener puntuaciones óptimas en las páginas web especializadas.
Para tener a punto ese engranaje se requiere algo más que unas buenas dotes organizativas. Hoy en día, la competencia es tan grande que es preciso introducir herramientas que aseguren el éxito y que permitan colocar el cartel de “completo” día sí y día también. Un de los mejores instrumentos para garantizar ese buen funcionamiento es dotar al establecimiento de un programa de gestión riguroso y eficaz.
Software para hoteles, 6 funciones básicas
¿Qué elementos debe integrar un buen software de gestión para hoteles?, ¿en qué debemos fijarnos antes de integrar un programa u otro?
El contenido del programa ha estar adaptado a las características y servicios que ofrezca el hotel, y debe incorporar una interface intuitiva y sencilla. Eso facilitará el aprendizaje y uso por parte del personal de cada departamento.
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Recepción
El buen funcionamiento de un hotel empieza en la recepción. Un programa eficaz debe ofrecer una visión rápida del plano de habitaciones para poder asignarlas de forma cómoda y sin posibilidad de error. El software ha de permitir añadir notas sobre los clientes y necesidades particulares de cada uno (cunas, peticiones especiales, etc.), así como los cargos añadidos a cada habitación (consumiciones, extras de lavandería…). También es esencial conocer el estado de las habitaciones respecto a limpieza y posibles averías e incidencias.
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Reservas
El software ha de servir para gestionar las reservas atendiendo a fechas, tipos de habitación, control de entradas y salidas, grupos y anulaciones, etc. Además, ha de tener presentes las reservas online, tanto las realizadas desde la propia web como las que provengan de otras páginas especializadas.
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Administración
Facturación, impagados, gastos generales, presupuestos, personal, horarios… todos estos aspectos son de vital importancia para el desarrollo de la actividad y han de poder ser controlados desde el software de gestión.
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Departamento comercial
Los hoteles en destinos turísticos muy solicitados han de saber posicionarse frente a la competencia de otros establecimientos y de la abundante oferta de apartamentos de alquiler. Para ello es necesaria una buena política de marketing con promociones, contactos con agencias, etc. Todo este paquete de operaciones debe poder controlarse a través del programa de gestión.
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Restaurantes y cafeterías
La mayor parte de establecimientos hoteleros poseen cafetería y/o restaurante, disponibles tanto para los hospedados como para clientes externos. El softwarede gestión ha de permitir manejar de manera sencilla el control de mesas, los cobros y realizar cargos directamente a las habitaciones.
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Provisiones y almacén
Tanto la actividad de restauración como el aspecto de limpieza y mantenimiento de las instalaciones requieren un esmerado control de stocks. Los responsables hoteleros han de poder conocer de forma rápida las necesidades de cada departamento (alimentación, bebidas, productos de limpieza y lavandería, material de oficina, etc.) para reponer productos y hacer frente a las exigencias.