La automatización robótica de procesos o RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología emergente que surge de la transformación digital de las empresas y que se basa en el uso de software o la implantación de robots de inteligencia artificial en el seno de la organización.

Este tipo de robots realizan tareas y funcionalidades como si fuera un humano pero a una mayor velocidad y abarcando trabajos masivos como conectar diferentes sistemas entre sí, traspasar datos de una aplicación a otra, etc. con el objetivo de optimizar los procesos de la empresa.

Hasta hace relativamente poco tiempo, hablar de robotización nos hacía pensar, casi inevitablemente, en la anulación del trabajo realizado por el personal humano. Pero nada más lejos de la realidad, el RPA es un apoyo al progreso de la propia empresa y al de los profesionales que trabajan en ella y supone también un empuje a la digitalización dentro de la estrategia de negocio de la compañía.

Evidentemente, estos robots operan a un nivel más superficial que el ser humano aunque se ajustan fácilmente a sus funciones, por lo que los periodos de adaptación de la nueva tecnología a una tarea asignada son mínimos.

¿Cuándo se deben automatizar los procesos de una compañía?

Un primer aspecto fundamental a tener en cuenta es que la implementación de un sistema RPA nunca debe realizarse de manera aislada. Es necesario que las empresas valoren los objetivos de las áreas que les interesa potenciar y, en función de estas necesidades, pensar en el talento, el estado de sus operaciones presentes y futuras, la disposición de altos ejecutivos que van a patrocinar la integración de trabajo humano y el virtual y lo más importante en cómo encajar todo esto en la estrategia de negocio de la compañía.

Normalmente las razones que llevan a las empresas a implementar un RPA están diferenciadas por el tamaño de la propia organización. Dependiendo de éste, las compañías deben valorar la idoneidad de implantar un sistema de RPA para mitigar los pain points que tienen, es decir, los problemas y preocupaciones que les concierne.

Por ejemplo, las empresas de mayor tamaño centran sus esfuerzos en solucionar y robotizar temas como la seguridad y la solución de riesgos. Los grandes volúmenes de trabajo y el número de trabajadores que necesitan estas dos actividades para tenerlas bajo control hacen que sean lo más importante para continuar con el crecimiento empresarial. Además, al tener más presupuesto, también están más interesadas en aplicar automatizaciones de nueva generación que se basan en RPA con inteligencia artificial.

Por otro lado, las empresas de menor tamaño consideran clave la facilidad del mantenimiento y la escalabilidad durante la fase de planeación. De esta manera, tras la implementación de un RPA logran reducir costes de mantenimiento futuros y pueden optimizar la inversión a largo plazo.

Beneficios de la automatización de procesos con robots o RPA

Una vez detectado el momento que atraviesa la empresa y cuáles son sus características podemos adecuar el RPA a la estrategia de transformación de negocio. Para ello es interesante conocer todos y cada uno de los beneficios que puede aportar a la compañía la adopción de este tipo de software.

  1. Ahorro de tiempos e incremento de la velocidad de ejecución. La implementación de un RPA está enfocada a evitar que una persona realice aquellas tareas informáticas tediosas y totalmente repetitivas. Estas actividades serán optimizadas con el software ayudando así a la reducción y la optimización del tiempo que destinan los profesionales a ello y haciendo, por ende, que se mejoren los tiempos de las tareas repetitivas que dan lugar a cuellos de botella. Así el proceso de robotización será muy beneficioso para las empresas al permitirles que las tareas dentro de cierto flujo de trabajo se puedan hacer mucho más rápidamente, incluso en tiempo récord.
  2. Mayor rentabilidad. Esta rentabilidad se consigue gracias al ahorro de costes derivados de la reducción de horas que dedica cada profesional de la empresa a realizar una tarea; el aumento del ROI y KPI’s de negocio tras la consecución de los trabajos con una mayor velocidad y precisión y también debido a la escalabilidad de las soluciones que facilita y que, independientemente del tipo de empresa, permite a la organización adaptarse en el camino evolutivo del negocio. Todo ello en conjunto retornará en un aumento del valor empresarial de la compañía.
  3. Agilidad y productividad del trabajo. Un sistema de robot de software aporta y queda traducido en una reducción de los errores humanos y, por ende, en un aumento de la eficiencia de los procesos con su consecuente reducción de quejas hacia la organización. De esta manera, el trabajo humano estará totalmente centrado en el aporte de valor a la empresa, en el aumento de las capacidades de gestión y en una mejora de la atención al cliente.
  4. Máximos niveles de escalabilidad y flexibilidad. La incorporación de la automatización de procesos con robots permitirá a las organizaciones contar con un mayor nivel de crecimiento en términos de magnitud y también redundará en un aumento de la flexibilidad, que se verán duplicados gracias a una respuesta rápida y personalizada ante necesidades específicas.

Por último, pero no por ello es menos importante, es fundamental que teniendo en cuenta todo lo abordado en este artículo, la empresa sepa cómo elegir el mejor software RPA para que le ayude a optimizar al máximo los resultados empresariales y esto se traduzca en los beneficios mostrados, ahorrando costes e incrementando los beneficios de la compañía.

Los porcentajes y datos sobre este tipo de implementaciones han ofrecido resultados muy positivos a las organizaciones. Por ello, las empresas deben aprovechar cuanto antes su potencial para crear una ventaja competitiva para su negocio. La automatización robótica de los procesos no es futuro sino que forma parte del más actual presente. ¿Cuánto tiempo más vas a esperar para optimizar tu empresa?

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Néstor Correa Mayo es Head of Business Unit de BESH, compañía especializada en la implantación y explotación de proyectos de infraestructura cloud. Ingeniero Superior Informático por la Metropolitan University of Cardiff en Reino Unido y la Universidad CEU San Pablo, cuenta con más de 15 años de experiencia profesional como especialista en el mercado IT y Telco, cubriendo varias industrias (Telecomunicaciones, Outsourcing de Servicios, Consultoría y Tecnología). En la actualidad, es responsable del crecimiento corporativo de BESH, liderando la estrategia, planificación y transformación; el lanzamiento de nuevos productos; la definición y ejecución de planes estratégicos, la planificación comercial a través de los canales y desarrollo de modelos de negocio.