Producto digital y Project Management

En el mundo digital las reglas son diferentes

El mundo digital ha inutilizado técnicas de planificación de proyectos que se inventaron hace más de 60 años. Una de ellas es la forma de planificar y ejecutar proyectos digitales. De forma clásica, para planificar proyectos se utilizaba el diagrama de Gantt. Este se basa en un cuadro en el que se planifican todas las tareas de todas las personas del equipo y su timeline. Además, hay un jefe de proyectos que planifica y es responsable de toda la ejecución y el equipo simplemente son trabajadores que se dedican a ejecutar las ordenes. En el entorno digital este sistema no nos sirve, ya que requiere un modelo de gestión diferente, por lo tanto lo consideramos «waste«.

El modelo tradicional se basaba en dedicar mucho tiempo a la planificación, calcular riesgos y redactar todo en un documento, cosa que nos puede suponer varios meses de trabajo. En los proyectos digitales esto no funciona porqué el contexto y las variables cambian a una velocidad abrumadora. Fácilmente, lo que planeamos hace 3 meses puede haber cambiado totalmente hoy.

¿Cómo se planifica un proyecto digital?

Se ha demostrado que los proyectos digitales que se gestionan con metodología ágil tienen muchos mejores resultados. Estos se basan en el uso del ciclo de vida iterativo o incremental en comparación al ciclo de vida en cascada de los métodos tradicionales.

En la metodología cascada, primero hay una persona que se imagina como quedará el producto, planifica su creación y se ejecuta parte por parte dándola por acabada. ¿Qué pasa si le presentas este trabajo a un cliente y no está nada satisfecho con el trabajo?

En cambio, en el método iterativo y incremental, primero se tiene una ligera idea de lo que se quiere como producto, se hace un primer esbozo y este se va perfeccionando mediante el feedback. De esta forma, se van haciendo capas de producto, en el primer producto se plantea lo que se quiere hacer y luego se va profundizando en ello haciendo las modificaciones y adaptaciones que sean necesarias.

La base de la nueva metodología se basa en no perder el tiempo en planificar un proyecto y diseñarlo, sino en testear de forma real que es lo que quieren los clientes. A partir de ahí, vamos creando y mejorando el producto con sus indicaciones.

Por otra parte, ya no solo la metodología ha cambiado, sino también la forma de liderar el proyecto. En este nuevo paradigma, la figura del jefe de proyecto como la persona que tiene toda la responsabilidad del mismo, doonde los miembros del equipo solo lo ejecutan, ha caducado. Ahora el «jefe» ha pasado a ser una especie de siervo-lider, el cual su labor principal es facilitar las condiciones adecuadas para que el equipo trabaje.

La base de este nuevo pensamiento se basa en el LEAN THINKING:

Una manera de pensar que permite a las organizaciones especificar el valor, alinear las actividades que añaden valor en la mejor secuencia posible, desarrollar estas actividades sin interrupción cuando alguien las solicita y desempeñarlas más y más eficientemente

Este modelo se basa en 5 principios:

1. Entender y maximizar el valor (eliminar desperdicio): para ello debes analizar las actividades que realizas y preguntarte. ¿Quiero más de esto?. Si tu respuesta es negativa quiere decir que eso no aporta valor.
2. Optimizar la cadena de valor:
   • Entender cómo las diferentes actividades contribuyen a producir valor.
   • Estudiar la secuencia que reduzca:
     • El “lead time”: desde que el cliente pide hasta que recibe.
     • El tiempo de ciclo: desde que comienza el trabajo hasta que se entrega al cliente.
   • La herramienta más utilizada es el “value stream mapping”.
3. Flow (single-piece flow).
4. Pull production.
5. Mejora continua.

¿Qué usan las empresas ágiles?

La gran mayoría de empresas ágiles utilizan el desarrollo de proyectos con Scrum.

Esta  metodología se basa en tres factores:

• Roles:
  • Product owner. Es la persona encargada de dirigir el producto y gestiona la visión.
  • Scrum máster: Es el siervo-lider que cuida que su equipo tenga todo lo necesario para trabajar.
  • Equipo: Estima las tareas, las construye y reportan el progreso.
• Reuniones:
  • Daily stand-up: Reunión diaria para sincronizar al equipo.
  • Estimaciones: Reuniones para estimar las tareas a realizar.
  • Planificar: Planificar la iteración.
  • Demo: Una demostración del producto al terminar una capa o sprint.
  • Retrospetiva: el equipo a solas evalúa sus progresos, saca conclusiones y formas de mejorar.
• Artefactos:
  • Tablon.
  • User story-map

Por lo tanto, la forma de gestionar los proyectos digitales ha dado un giro de 180º cobrando gran importancia la autonomía del equipo por la mejora que esto representa en los resultados, la motivación y satisfacción de los profesionales.

Imagen destacada de Betsy Weber