Si necesitas más control sobre los derechos de tus documentos y carpetas de Google Drive, en DMTrends te lo enseñamos
Debido a la naturaleza de los que trabajamos en Marketing Digital o Digital Business, tenemos que compartir una gran cantidad de archivos y carpetas en nuestro Google Drive. La mayoría de las veces esos archivos y carpetas se comparten con las personas que necesitan poder editar los documentos. Sin embargo, de nuevo debido a la naturaleza del trabajo, no siempre queremos que esas personas-editores sean capaces de, por ejemplo, copiar, descargar, compartir e imprimir nuestro trabajo.
Pero ¿cómo es posible ser capaz de compartir un documento, permitir a un editor hacer su trabajo, evitando que actúe más allá de esa tarea?
La gestión de derechos en Google Drive
Google ha incluido una funcionalidad genial para los propietarios de los documentos de Google Drive, ofrece la oportunidad de decidir los derechos de cada uno de los archivos que compartes. La única pega, es que no se pueden editar en las versiones de Android o iOS de Google Drive. Aunque si accedes a través del navegador de tu PC, podrás gestionar tus derechos con facilidad.
Por supuesto, dependiendo del archivo compartido, se podrán gestionar un tipo de derechos o otros. Por ejemplo:
- Carpetas: impedir a los editores cambiar el acceso o la edición por nuevas personas.
- Archivos: impedir a los editores cambiar el acceso o la edición de personas y desactivar las opciones de descargar, imprimir y copiar por los perfiles que pueden visualizar los archivos.
Como configurar los derechos de Google Drive
Te explico de forma breve, los pasos a seguir:
- Abre Google Drive
- Navegar a la carpeta o el archivo que quieres gestionar
- Haz clic en el archivo o carpeta
- Haz clic en Compartir
- Haz clic en el menú desplegable lateral
- Haz clic para activar la característica que desea
- Haz clic en «Listo»
Llegados a este punto, los derechos del documento están bloqueados y sólo el propietario de Google Drive tiene plenos derechos. En el caso de que el editor intente descargar una copia del archivo, podrá comprobar que esa función está desactivada. En caso de que el intento del editor sea imprimir una copia del documento, tampoco funcionará. Los derechos recién establecidos afectarán tanto en la versión de PC, como en las versiones móviles del usuario. Es decir, en Google Drive, no se puede diferenciar los derechos para un dispositivo u otro, sino que se aplicarán para todos ellos.
A partir de ahora ya sabes que si en algún momento necesitas bloquear los derechos de tus documentos o carpetas de Google Drive, Google ya lo ha hecho posible. Considera tomarte unos segundos cada vez que compartes un archivo de Google Drive para reflexionar y gestionar los derechos con los que vas a compartir el documento en cuestión, esto solo te podrá salvar de compartir un archivo con personas con intenciones inadecuadas.