El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de uso diario y necesario para el quehacer de cualquier persona en su vida, tanto laboral como personal. Si bien es cierto, parece que se prefieren otro tipo de aplicaciones, como Whatsapp, para mantener estas relaciones personales, y el correo electrónico se mantiene como principal elemento de comunicación para el trabajo. Por ello, es importante mantener una buena práctica de éste ya que, un correo personal puede decir mucho de la persona que lo gestiona.
El uso de una cuenta de correo electrónico en el trabajo conlleva ciertas responsabilidades y conciencia por parte del usuario, siendo éste el principal encargado de reflejar su conocimiento en la soltura de la comunicación vía Internet. A continuación, se presentan diferentes consejos a tener en cuenta por un usuario en su correo electrónico, siempre y cuando su intención con éste mismo sea laboral:
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Creación y organización de carpetas. El usuario ha de establecer diferentes carpetas en las que diferenciar contenido recibido, contenido enviado, contenido no deseado, contenido importante etc. Es decir, a través de esta organización, el usuario podrá consultar su correo de una forma muy ágil y eficaz.
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Limpieza de contenido habitualmente. El correo electrónico puede convertirse en un contenedor de papel online que ocupa espacio y hay que reciclar. Lo más sencillo es borrar aquellos correos sin importancia o que pierden valor con el tiempo, para no acabar desbordados con miles de correos en la bandeja de entrada.
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Antes de abrir un correo, comprueba la fuente. Debemos asegurarnos que el correo que hemos recibido es de un emisor de confianza, que nos vaya a enviar contenido importante y no un virus que pueda hacernos perder todo lo que teníamos dentro del ordenador. Evita abrir correos de remitentes desconocidos, si verdaderamente es urgente, sabrán cómo ponerse en contacto contigo.
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Cuidado con los archivos adjuntos. El correo electrónico no suele aceptar gran peso en los archivos adjuntos, e, incluso, puede perder algún que otro dato, por lo que se recomienda comprimir los archivos que se envíen de tal forma que no haya límite. En correos como Outlook existe la función de “vista previa” que es aconsejable desactivar para evitar la intrusión de virus.
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Utilizar de manera inteligente las diferentes opciones del correo para enviar en copia a diferentes personas o en copia oculta. Debes mantener el anonimato de otros ya que no estás autorizado a incluir sus direcciones de correo electrónico en tus mails.
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Cuida la escritura y el estilo de los correos. Cuidado con las faltas de ortografía, siempre puedes utilizar el corrector automático. No abuses de las mayúsculas o de las subordinadas, recuerda que en un correo se busca transmitir un mensaje instantáneo, por lo que lo mejor es que vayas al grano. Es más, un correo de más de 3 párrafos se considera demasiado extenso. Por supuesto, es muy importante repasarlo al terminar.
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Utiliza una etiqueta final y personalizada de quién eres. Llamará la atención del destinatario y confiará en que la persona que le ha escrito es la indicada. En esta etiqueta puedes incluir nombre, puesto, contacto etc.