Si vais a organizar cualquier tipo de evento: una jornada, seminario, taller, mercadillo, estreno de cine, etc… Sea como sea dicho evento, es importante que éste tenga una presencia online. Es decir, debe estar en Internet.

Actualmente, gracias a las redes sociales se puede y se debe crear una presencia online diferenciada. Pero no pensemos que esto es simplemente crear una página de Facebook o un perfil de Twitter cada vez que organicemos un evento… Lo que hay que hacer en cada caso, es pensar y valorar.

¿Cómo se organiza un evento 2.0?

Primero: Crear un blog o web

Deberemos empezar haciendo un blog (podemos optar por plataformas sencillas o gratuitas como son WordPress o Blogger). En dicho Blog contaremos todos los detalles del evento: título, descripción, objetivo, programa, fecha y duración, precio, lugar, FAQ, formularios, noticias, prensa, contacto, identidad visual… Para esto, como ya sabéis, hay que tener muy en cuenta las palabras claves y en general, el SEO.

Segundo: A las redes sociales

Después tenemos que crear perfiles de dicho evento en las redes sociales desde donde haremos difusión del mismo. Podemos crear un Twitter, una página de Facebook, un canal de Youtube, Linkedin… Ya sabéis, todo depende de nuestros objetivos, de nuestro público, etc.

Tercera: A difundir

Una vez que ya tenemos el blog (o web) y estamos presentes en las redes sociales que hayamos decidido toque comenzar a difundir.

Consejos.

  • Decide el tono: ¿Tú o Usted?, ¿Informal o formal?, ¿Humorístico?
  • Sé constante y mantén el ritmo de publicaciones (no vale dos un día y luego una semana sin publicar)
  • Fomenta el feedback, conversa. Tienes que responder, charlar, conversar
  • Gestiona los comentarios negativos. Siempre lo hay, es inevitable, y no puedes borrarlos. Lo que tienes que hacer es responderlos, intentar defenderte, pedir disculpas, etc
  • Pon contenidos con valor añadido. Relevantes y de calidad, que interesen a tu público.
  • ¡No satures! La gente valora las pausas.

Antes del evento…

  • Es buena idea crear una etiqueta para Twitter específica del evento (un Hashtag). Os recomiendo crear un hashtag cuando vas a difundir un evento a través de Twitter porque es una forma de que todos los tuits que tengan que ver con dicho evento se aglutinen. Además, la gente puede seguir esta etiqueta y también comunicarse contigo a través de ella.
  • Sé precavido. Es recomendable tener planificadas de antemano las actualizaciones.
  • Comprueba siempre antes del evento la infraestructura técnica. Por ejemplo, que haya WIFI y 3G en la sala.
  • Monitoriza. Si no mides lo que haces, nunca sabrás si lo has hecho bien o no. ¿Qué repercusión has tenido?, ¿Cuántos me gusta?, ¿Cuántos retuits?, etc.

Durante el evento…

Cuando el evento ya ha empezado, tenemos que intentar seguir con la planificación que tenemos, aunque es cierto que a la hora de la verdad, no siempre se puede porque surgen imprevistos. Aún así, hay que tener siempre un plan en la cabeza. Consejos:

  • Intenta evaluar los comentarios que vayas recibiendo en el momento.
  • Fomenta la participación de los asistentes al evento.
  • Monitoriza las menciones que te vayan haciendo.
  • Retuitea.
  • Da las gracias.
  • Conversa con quien te pregunte, con quien tenga dudas…
  • Implica a los usuarios, habla con ellos…

Después de evento…

Cuando el evento ya ha finalizado debes:

  • Continuar la conversación con los asistentes ante posibles dudas, preguntas o quejas.
  • Enviar agradecimientos y actualizaciones, por ejemplo, las presentaciones que se hayan hecho.
  • Compartir la repercusión que ha tenido el evento en los medios.
  • Cuantificar y evaluar el feedback recibido.

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