Organizar cualquier evento requiere de una planificación estratégica global en la que debemos tener en cuenta una serie de claves que nos ayuden a lograr el objetivo que buscamos, transmitir los valores de marca y generar experiencias que perduren en la mente de los participantes.

La gran ventaja de organizar un evento con éxito es que reforzaremos la imagen de marca y la reputación.

Claves del éxito en la organización de eventos

1. Tener claro el objetivo principal por el que se realiza el evento. Debemos preguntarnos, ¿qué quiero conseguir con esta actividad?, ¿qué busco y que necesito para conseguirlo?, no es lo mismo fidelizar clientes VIP, presentar un producto a nivel general o hacer un congreso de 1.000 personas cuando lo que se quiere es crear una imagen cercana. Para fijar el objetivo ten en cuenta que los invitados deben tener un buen motivo / gancho para acudir.

2. Conocer bien los valores de la empresa. Un evento es una gran oportunidad para transmitir la imagen de marca de la empresa así como los valores en cada uno de los detalles: diseño, colores, escenografía, actividades… Debemos pensar en todo momento, ¿qué queremos transmitir?

3. Ponte en el lugar del cliente. Intenta pensar en las expectativas que tendrá el cliente para así poder satisfacerlas. ¿Qué le gustará encontrar? ¿qué servicios demandará?. Céntrate más en su satisfacción más que en la cantidad de invitados. Su satisfacción será el mayor éxito ya que si consigues transmitir correctamente el mensaje serán luego ellos los que se encarguen de viralizarlo.

4. Elaborar un plan detallado. Un buen plan o guión calendarizado es primordial para que el evento tenga un final exitoso. Dentro de la estrategia debes incluir todos los aspectos que conforman el evento cómo timing, contenido, mensajes a transmitir, necesidades, decoración, merchandising…así como el presupuesto de las acciones para no superarlo.

5. Generar experiencias. Apuesta por eventos personalizados, originales y únicos. Es la única manera de que el evento sea recordado. Generar sensaciones originales así como acciones creativas ayudará a ello. Desde antes de que empiece el evento debes generar expectativas a través de los mensajes que realices.

6. Cuidar todos los detalles. Todos los pequeños detalles harán que sea una experiencia agradable y por tanto más fácil de recordar.

            – Tecnología y equipos audiovisuales. Tenlos siempre en cuenta a la hora de buscar una ubicación y resérvalos siempre con tiempo. Una pantalla, proyector o iPad ayudará a dar visibilidad al evento. Realiza pruebas de sonido antes de que lleguen los asistentes.

            – Lugar del evento. No es solamente cuestión de metros cuadrados. En la imaginación está el límite, desde eventos convencionales en salas u hoteles, hasta en un teatro, mercado de barrio o yeguada en plena naturaleza. Ten en cuenta la accesibilidad del local, tamaño y objetivo del evento. Confirma con antelación la fecha y busca el lugar perfecto. Si la ubicación es complicada, facilita mapas de cómo llegar o si tienes suficiente presupuesto pon un transporte. Tendrás que fijarte en la iluminación, zonas verdes, zonas de fumadores, enchufes, espacios… Piensa que pueden surgir imprevistos meteorológicos, como lluvia o fuerte viento, por lo que siempre debes tener un Plan B así cómo material audiovisual extra.

            – Ponentes. Debes contactar con ellos con mucha antelación para cerrar los temas a tratar. Es importante que conozcan el objetivo del evento así como el tiempo del que disponen para participar y el tipo de asistentes al mismo.

            – Catering. Uno de los recuerdos que más perduran en la mente es lo que han comido. Por lo que, es imprescindible, que le prestes mucha atención. Puedes decantarte por la moda del Finger Food, ya que permite a los invitados charlar y conocer al resto de gente mientras degustan la gastronomía.

            – Ambiente. En muchas ocasiones cambiar la iluminación puede bastar para crear un ambiente distinto y personalizado.

            – Detalles para los asistentes. Un pequeño detalle al final del evento hará que se vayan contentos. Si puedes personalizarlo estarás al mismo tiempo haciendo publicidad.

7. Promociona el evento. Las redes sociales son un buen altavoz para informar del evento. Así como la web, acciones de telemarketing, envío de invitaciones por emailing o notas de prensa a medios y blogs especializados del sector.

8. Actúa como gran anfitrión. Tomando decisiones y asignando recursos para satisfacer a los invitados, hacerles sentir cómodos pero sin perder de vista el objetivo del evento. Si transmites seguridad y confianza tienes buena parte del éxito asegurado.

9. Dejarse asesorar por expertos. Aunque pueda parecer que es algo sencillo es mejor dejarlo en manos de profesionales para asegurarse el éxito.

10. Mide y analiza resultados de cara a próximos eventos. Analizar los resultados obtenidos es imprescindible para conocer los puntos fuertes y debilidades del evento de cara a futuras ediciones.

En resumen, de una correcta organización dependerá que un evento sea exitoso o por el contrario que repercuta negativamente en la reputación online de la empresa. Para conseguir un evento de éxito se precisa ser ordenado, meticuloso y puntual en las actividades programadas.

No obstante, aunque hayas planificado y organizado todo meticulosamente, puede darse el caso de que algo no salga cómo se esperaba, en este caso, no te alteres, mantén una actitud positiva y busca la mejor solución posible.